A necessidade do atendimento personalizado do despachante de frotas

Clientes que garantem mais serviços para seu escritório precisam de atenção especial. Então prepare-se para marcar reuniões e botar o pé na rua.

Se você chegou aqui procurando saber como ter sucesso como despachante de frotas, pode ficar satisfeito. Não tem segredo nenhum, basta dar ao cliente um atendimento personalizado.

Agora, se você não faz ideia nem de como começar, ou a primeira coisa que pensou foi “não tenho tempo”, temos mais algumas coisas para dizer. E a primeira é rápida e você conhece bem: tempo é questão de prioridade.

Atender a clientes de grande porte vai exigir um atendimento diferenciado. Basicamente, o despachante deverá aprimorar seu relacionamento.

Sigamos adiante. Focar somente na rotina interna do seu escritório de despachante vai manter seu trabalho numa zona de conforto. 

Isso não é de todo ruim, pois ajuda a automatizar processos, especialmente com clientes menores ou esporádicos. Por outro lado, fazer só o trabalho de gabinete é o caminho mais curto para transformar sua empresa em uma daquelas que só “apagam incêndios”.

Se você tem algum cliente com alta demanda de serviços, ele não apenas merece um atendimento mais próximo, como isso também é essencial para mantê-lo.

Por que o despachante de frotas deve visitar seus clientes

Você pode não gostar, pode não querer, pode não levar jeito para visitar clientes. Mas qualquer que seja o seu caso, você precisa encontrar uma forma de colocar a sua empresa dentro das empresas que você atende.

Claro que você não precisa visitar todo mundo, até porque, isso sim, seria uma grande perda de tempo. Mas você pode priorizar aqueles que valerão mais a pena. 

No caso do despachante, identificar os principais clientes é fácil. A lógica é muito simples: quem paga mais precisa de mais atenção. E é por isso que empresas que possuem frotas devem figurar no topo de sua lista.

Um despachante de frotas deve atuar como uma espécie de consultor. 

Para isso você precisa disponibilizar um tempo para se reunir com seu cliente com certa frequência – o suficiente para estar presente em sua vida.

Por isso, principalmente se você não tiver muita experiência em visitar clientes, prefira aqueles com que você já tem um bom relacionamento. Ou aqueles que você já está “namorando” há algum tempo mas ainda não conquistou.

Marcando uma reunião

Um despachante de frotas faz tudo o que um despachante veicular padrão faz, mas tem muito mais trabalho.

Ele atua junto aos órgãos de trânsito, cuidando de toda a documentação dos automóveis e dos condutores de seu cliente. Cuida desde o emplacamento até a baixa dos veículos. Vistorias, transferências, renovações, licenciamentos, impostos, multas…

Resumindo: o cliente precisa confiar em você. Até porque, tirando o despachante, somente parentes de primeiro grau podem tomar providências como estas em nome do proprietário!

Por isso, ressalte em conversas, ligações e e-mails que o cliente que você está atendendo ou prospectando pode e deve depositar essa confiança em você. Afinal, você é um profissional e vai cuidar de todo o “trabalho chato”.

Abaixo listamos diversas formas de abordagem que você pode utilizar ao longo do tempo. Então argumente que a única forma de resolver todos estes problemas é o atendimento olho no olho. Ou seja: marque uma reunião. 

• Reforce a necessidade de manter a proximidade para cuidar da utilização dos recursos da empresa, gerindo toda a documentação e finanças.
• Chame a atenção para o fator fiscalização. Só um despachante confiável conseguirá desembaraçar a complexa trama burocrática que tira o sono de muita gente.
• Tranquilize-o sobre o fato de que você terá uma procuração para realizar suas atividades e cuidar dos veículos como se fossem seus.
• Ressalte o quanto você conhece as regras, e por isso está sempre atento a prazos e outros aspectos para evitar sanções e minimizar erros. Seu nome está em jogo!
• Mostre que você não terá dificuldade em identificar problemas financeiros, o que possibilitará reduzir custos.
• Prove que um despachante externo é melhor que um profissional interno. Como terceirizado, você não conhece os funcionários e o fator camaradagem não será uma preocupação.
• Afirme que esse distanciamento garante também que você não tenha acesso a detalhes da empresa que não dizem respeito a seu trabalho. Um despachante externo dificilmente vai interferir em áreas que fogem de seus deveres. 

Conduzindo uma reunião 

Chegou o dia da reunião e, dependendo de sua experiência como despachante de frotas, você pode se sentir inseguro. Por isso, nesta parte nos concentramos em dar dicas de relacionamento interpessoal. 

• Faça um “esquenta”. Você precisa fazer muitas perguntas e falar pouco sobre você e seus serviços. Pergunte sobre tudo e todos antes do início da reunião. Quando ela começar, todos já estarão no ritmo.
• Colha um briefing. Já na reunião, fale sobre todos os aspectos da empresa, da história aos valores. Da trajetória dos sócios à política de segurança. Além de também demonstrar interesse, toda e qualquer informação poderá ser útil para você em algum momento.
• Pergunte sobre os problemas. Chegou a hora de afunilar para os problemas específicos do cliente. É importante que tudo seja claro e transparente. Você precisa saber sobre a operação, sobre os lucros, faturamento, custos, problemas com clientes e fornecedores e qualquer outro aspecto referente aos resultados da empresa.
• Identifique outros problemas. Este é o quesito que diferencia os melhores profissionais. Em nenhuma reunião será dito tudo o que você precisa saber. A tendência, inclusive, é que os piores problemas não sejam abordados. 

Isso acontece tanto porque o cliente desconhece aspectos técnicos quanto pelo fato dele não querer nem mesmo pensar em aspectos negativos de seu negócio, quanto mais admitir sua existência. 

Geralmente os clientes também confundem problemas com sintomas. Cabe a você diferenciar e ir sempre mais a fundo. E sempre deixando claro que está ali para ajudar, e não para apontar erros.

Amarrando tudo e preparando a próxima

Conseguiu aproveitar algumas destas dicas? Por mais óbvias que algumas delas pareçam, sempre tem alguma coisa que a gente não havia pensado, não é mesmo?

Agora que você já sabe como um despachante de frotas deve se preparar e sobre o que deve tratar na reunião, temos uma última dica. 

E se você chegou até aqui, saiba que ela é a mais importante!

Só saia da reunião com um próximo encontro marcado! E para esta nova reunião, não esqueça de levar um relatório, diagnóstico ou uma nova ideia para seu cliente.

Que tal, por exemplo, demonstrar pra ele as ferramentas de automação que você utiliza? Isso vai demonstrar o quanto você está interessado, e também o quanto você está antenado nas novas tecnologias.