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Aumente a produtividade no escritório começando a organizar documentos

como organizar documentos no escritório

A disciplina nem sempre é vista como prioridade dentro de um escritório. Mas saiba que ela pode auxiliar muito na produtividade de toda equipe, fazendo com que o tempo renda mais, principalmente nas questões rotineiras. A simples tarefa de manter os documentos organizados pode ser o começo para se ter uma rotina mais produtiva.

Você faz parte do grupo de pessoas que gostaria que os dias tivessem mais de 24 horas? Tem uma agenda lotada e luta freneticamente contra o relógio para dar conta de tudo? Pois bem, saiba que você não é uma exceção. Muitas pessoas passam por isso todos os dias.

Mas saiba que esse ritmo acelerado é, em muitos casos, uma consequência da nossa falta de planejamento. Afinal, a gente ganha tempo quando mantém as coisas organizadas.

O problema é que muitas vezes a gente nem percebe que isso está acontecendo. De tão acostumados com a própria bagunça nem percebemos os malefícios que essa desordem está nos causando. Em especial quando o assunto é a papelada do escritório.

Mas, se você chegou neste artigo é porque se identifica com essas questões e por certo, está buscando saber como organizar documentos no escritório. Portanto, vamos te ajudar nessa missão.

Separamos algumas dicas importantes, na qual acreditamos serem muito úteis para você. Acompanhe se quiser entender quais as estratégias mais indicadas e a melhor forma de manter tudo organizado.

Organizar documentos de forma intuitiva

Ter lugares específicos para que a gente possa acomodar toda a papelada que armazenamos nos escritório é fundamental. Portanto, crie pastas para os documentos no escritório, identificando-as por assunto, utilizando etiquetas. Se achar conveniente, crie grupos de pastas para falar de assuntos semelhantes.

Por exemplo:

Digamos que você precise organizar documentos referentes ao histórico de seus clientes. Porém, este histórico precisa ser organizado por ano. Para resolver isso, crie um grupo de pastas com o nome do cliente e, dentro deste grupo, nomeie pastas com os anos. Dentro destas pastas você irá colocar os documentos referentes a cada ano.

O segredo está em dividir os itens de maneira que o acesso a eles seja o mais intuitivo o possível. Assim, documentos de uso frequente devem ficar mais à mão, podendo ser encontrados com facilidade.

Para complementar a organização, você pode separar cada assunto por pastas de diferentes cores. Assim, você vai criar uma harmonia visual que ajuda na localização dos documentos, sempre que for preciso.

Defina a “caixa de entrada” dos documentos

Para ajudar a organizar documentos de forma mais simples, é importante definir um local que será a “caixa de entrada” dos novos documentos que precisam ser guardados. É nesse espaço que será feita a triagem, sempre que um novo documento chegar. Você pode usar aquelas caixas de correspondência, divididas por andares.

Para fazer a triagem, mantenha no primeiro andar toda a papelada que chegar no escritório. No segundo, coloque as correspondências que já passaram pela triagem e que devem ser arquivadas e, por último, os papéis que estão em uso naquele dia ou que serão descartados após o uso.

Atente para que nenhum papel desnecessário seja mantido na caixa de entrada. Todo documento que chegar deverá ser arquivado ou descartado, dependendo da necessidade. Para descarte, recomendamos o uso de uma trituradora de papel para evitar que documentos sigilosos sejam descartados de maneira comprometedora. Tome isso como regra de descarte. 

Dica extra: organização também na mesa de trabalho

Bolsas, papéis, alimentos, copos, etc, são tidos como os principais vilões da desorganização. De nada adianta organizar documentos se a mesa estiver uma bagunça. Quanto menos coisas acumularmos na mesa do escritório, melhor.

Opte por guardar algumas destas coisas em gavetas e organizadores. Mas não é por não estarem visíveis que estes objetos podem ficar desorganizados. Por mais que eles fiquem dentro de uma gaveta ou dentro de armários, mesmo assim precisam ser localizados. Lugar de lápis e caneta é no porta-lápis. As bolsas ficam nos armários, pastas em gaveteiros, e por aí vai. Cada coisa em seu devido lugar.

Por fim, faça da organização um hábito

A disciplina é a peça fundamental para organizar documentos e objetos no escritório. E quando a disciplina se torna um hábito, você verá que a organização começa a ser feita de forma automática. Quando você repete tarefas por várias vezes, elas passam a fazer parte da sua rotina e tudo fica mais fácil.

Estabeleça, por exemplo, quinze minutos do seu dia para se dedicar à esta arrumação. Claro que tudo vai depender da sua disponibilidade, mas o importante é não falhar neste compromisso.

Pra que tudo funcione perfeitamente, faça uma lista de coisas que você precisa fazer diariamente para manter sua mesa organizada. Se policie para que a lista seja totalmente executada até o final do dia. Você verá que, ajustando pequenos pontos de organização, seu tempo começará a ser mais produtivo.

Aproveite para multiplicar estas iniciativas, compartilhando com seus colegas de trabalho. Assim sobrará mais tempo e aquela pausa pro lanche vai poder ser feita com mais responsabilidade.