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25/10/2017
Edson Santos, nosso Advisor
01/11/2017

Confusão nas contas a pagar? Saiba como retomar o controle!

Um dos pontos fundamentais para o sucesso de uma empresa é a sua organização financeira. Negócios de qualquer porte precisam estar atentos a questões como controle de fluxo de caixa e contas a pagar e a receber.

Contas a pagar é o nome do registro das obrigações financeiras de uma empresa. A sua falta de gestão, no que tange ao pagamento de fornecedores, funcionários, insumos, etc., pode gerar muitas dores de cabeça e levar, inclusive, uma empresa a fechar suas portas.

Esquecer-se de pagar um determinado boleto, efetuar pagamentos após o vencimento, quitando os valores acrescidos de juros ou fazer novo pedido a algum fornecedor sem ter extinguido uma dívida anterior, pode, sim, virar uma bola de neve.

Mas pequenas atitudes ajudam a ter um maior controle das contas a pagar, evitando prejuízos como esses. Veja nossas dicas a seguir!

1. Defina funções

Em uma empresa, mesmo que ela seja de pequeno porte, funções bem determinadas são fundamentais para a rotina do negócio. De nada adianta o proprietário se responsabilizar por tudo, desde os pedidos de mercadorias até o recebimento, e esquecer-se de ter um controle eficiente sobre isso ou mesmo de realizar tais atividades dentro do prazo requerido.

Por este motivo, é recomendável que as atribuições de cada um sejam bem definidas. Delegue a responsabilidade de compra, recebimento e pagamento para membros de sua equipe, a fim de que tudo ocorra mediante etapas bem definidas e, no caminho, não se perca ou atrase nenhum processo.

2. Crie um controle de contas a pagar

Atualmente, há muitos softwares que auxiliam no trabalho de controle das contas a pagar, entretanto, nada impede, se o volume for pequeno, que você recorra às sempre úteis planilhas em Excel.

Há quem prefira ter esse controle em um caderno, o que também é uma forma válida, porém mais suscetível a erros. Independentemente do método escolhido, o importante é ter tudo registrado. Os benefícios, acredite, são muitos, como:

Controle das dívidas

Ao ter os gastos detalhados, você não irá investir onde não pode, nem irá gastar mais do que o necessário quando sua lucratividade não estiver tão positiva. Isto evitará que novas dívidas sejam feitas.

Pagamento das contas em dia

Com tudo registrado, inclusive datas e custos, você não pagará atrasado, muito menos terá o gasto extra de juros, eliminando, assim, esses custos desnecessários.

Pagamento das contas com desconto

Ao saber o que se tem em caixa é possível, inclusive, economizar, pois se algum fornecedor oferecer um produto com desconto pelo pagamento à vista, você terá condições de, com as contas organizadas, optar por esse tipo de negócio.

Sem um controle efetivo, você não terá como fazer essa economia, pois não saberá quanto tem em caixa para investir.

Renegociação em caso de dificuldade

O controle das contas a pagar permite, também, saber quando é necessário renegociar o valor de alguma dívida. Imagine que você está devendo para determinado fornecedor e o combinado era que o pagamento seria dia 10, entretanto você não terá a totalidade do dinheiro até esta data.

Ao ter as finanças organizadas, é possível prever isso com tempo suficiente para negociar, por exemplo, que a metade do valor seja paga até dia 10 e o restante, dois, três ou quatro dias depois, data em que você terá fluxo de caixa. 

Manter boa relação com parceiros e a continuidade no fornecimento de produtos/serviços

No caso de sua empresa fazer confusão e esquecer de pagar um fornecedor, suas relações com o parceiro poderão ser afetadas e serviços contratados ser cancelados enquanto não houver quitação da dívida. Novos pedidos de produtos e insumos também tendem a ficar comprometidos, o que pode prejudicar seu negócio.

3. Lembre-se de ter um controle, também, das contas a receber

Contas a pagar e a receber estão intrinsecamente relacionadas à gestão financeira eficaz de seu negócio. Somente sabendo qual é seu capital de giro e conseguindo prever seu fluxo de caixa é que você poderá saber quais são os valores disponíveis para pagamento de seus débitos e investimentos em seu negócio.

Para manter o controle das contas a pagar de sua empresa, o fundamental é ter organização. Registre todas as compras efetuadas e suas respectivas datas de pagamento: não deixe nada escapar a fim de evitar surpresas e erros na projeção de seu fluxo de caixa.

Ter uma gestão financeira eficiente, que permita quitar pagamentos em dia, evitando atrasos, multas e empréstimos que poderiam ser evitados, ajuda a manter a saúde financeira de seu negócio e a credibilidade de sua empresa. 

O que você faz para organizar as contas a pagar da sua empresa? Compartilhe conosco a sua experiência nos comentários e até a próxima.