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A demora no atendimento pode prejudicar o seu escritório despachante

Como a demora no atendimento pode acabar com o seu escritório de despachante

Um relacionamento eficaz com o cliente pode trazer inúmeras vantagens para um escritório despachante, enquanto que a demora no atendimento pode comprometer a sua qualidade.

Um escritório despachante pode reunir inúmeras características que potencializam o seu sucesso. Uma delas é a qualidade no atendimento aos clientes.

Essa é, sem dúvida, uma questão essencial para esse tipo de negócio, que tem como missão desburocratizar os processos que envolvem a documentação dos veículos junto aos DETRANs.

Por outro lado, quando há falhas nesses processos, os serviços prestados ficam amplamente comprometidos. Em muitos casos podem, inclusive, afetar a rentabilidade do negócio.

Alguns erros são bastante frequentes, em especial, no que diz respeito a eficiência do atendimento. Conheça a seguir, os impactos de cada um e como evitá-los para ganhar mais tempo e dinheiro nas suas rotinas.

Qual a relação do escritório despachante com a produtividade?

A questão tempo é um fator decisivo para o escritório despachante. Afinal, grande parte dos clientes quando procura por estes serviços está com pressa e quer agilidade na solução dos seus problemas. Ou seja, literalmente, paga para não se incomodar com a burocracia.

Neste caso, a produtividade torna-se uma palavra de ordem para que todo o atendimento flua da forma esperada. E ela traz inúmeros benefícios, tanto para o empreendimento quanto para os funcionários.

Se de um lado o escritório ganha com um atendimento eficaz, aumentando a percepção de qualidade sobre os serviços prestados, a equipe se beneficia com a redução da carga de trabalho. Tem melhor qualidade de vida no trabalho, cumprindo com seus horários corretamente e trabalhando com mais satisfação.

Demora no atendimento ao cliente pode diminuir a qualidade dos serviços

Se a agilidade e o atendimento eficaz são fatores essenciais ao sucesso dos escritórios de despachante, erros nestes processos devem ser bastante temerosos. Eles atrapalham a produtividade e, consequentemente, impedem que os escritórios alcancem seus objetivos.

A demora no atendimento remete a insatisfação do cliente. E você sabe: cliente insatisfeito não volta mais!

Para te ajudar a ficar longe deste problema, enumeramos alguns pontos que podem estar atrapalhando o seu despachante neste quesito. Confira a seguir!

O atendimento não resolve os problemas do cliente

Quando um cliente procura por uma empresa ele tem um – ou vários – problemas a serem resolvidos. Portanto, é bem mais provável que você tenha sucesso no seu atendimento se estiver disposto a ouvi-lo. Empurrar soluções, com o intuito de fechar uma venda a todo custo, só vai espantar o cliente.

Sob esse ponto de vista, invista nas perguntas para descobrir as reais necessidades dos seus clientes. Esteja, de fato, disposto a atender à necessidade que eles apresentarem e haja com empatia e agilidade.

Falta de comunicação entre a equipe

Uma equipe que não trabalha em sintonia também acaba comprometendo a qualidade dos serviços, podendo resultar em demora no atendimento. Os processos tendem a ser longos, demorados e cansativos para os clientes. Portanto, devem ser evitados.

Ter funcionários treinados e investir em canais internos para melhorar a comunicação entre a equipe é um caminho certeiro. Aposte neles se quiser facilitar o resgate das informações e obter resultados mais certeiros.

Manter processos manuais e lentos

A demora no atendimento acaba afastando os clientes e prejudicando as vendas do escritório despachante. Portanto, informatize o que for possível.

Fazendo isso, muito trabalho e tempo serão poupados na sua rotina, em especial se você estiver utilizando as ferramentas certas.

Ao invés de manter processos manuais para fazer a consulta dos débitos dos veículos, por exemplo, é possível fazer o mesmo serviço em uma plataforma online totalmente automatizada. Com essa ferramenta, você reduziria não apenas o tempo, mas também reduziria os custos do seu escritório, evitando colocar dinheiro na frente para o pagamento destes débitos.

Não monitorar os resultados

Em qualquer negócio, monitorar os resultados alcançados é importante para saber o que está dando certo e o que precisa ser melhorado. Com um escritório despachante isso não é diferente.

Portanto, se quiser estabelecer um atendimento eficaz, abuse das métricas para avaliá-lo. Fique de olho no tempo médio de atendimento, no tempo que seu cliente fica esperando e nas reclamações recebidas. Não esqueça também de monitorar as indicações que um cliente bem atendido foi capaz de gerar.

Não investir no pós-venda

Por último, e não menos importante, está o trabalho de pós-venda. Ele é fundamental para quem deseja saber o nível de satisfação dos serviços oferecidos.

Quando um escritório peca nesse quesito, a fidelização dos seus clientes fica mais difícil de ser alcançada. Isso porque, não se consegue medir os motivos do afastamento de um cliente. Portanto, invista no pós-venda e marque presença nas rotinas dos seus clientes para garantir que seu escritório despachante sejam sempre lembrado.

Se você gostou das dicas, quer uma ajuda extra para aumentar a eficiência do seu escritório despachante? Conheça a PagueVeloz. Descubra como automatizar os processos, conquistar um atendimento eficaz e ter mais agilidade na regularização de débitos dos veículos. É rápido, fácil e sem burocracia.