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5 dicas para o despachante garantir a produtividade no atendimento ao cliente

produtividade no atendimento

Quando a equipe está concentrada em atender bem o cliente, o escritório como um todo ganha com isso. Assim, consegue ser mais eficiente na sua rotina operacional e pode lucrar com isso.

Você já parou para pensar sobre como é a experiência do cliente quando ele interage com o seu despachante? Se ainda não, sugerimos que você reflita agora sobre este assunto. Afinal, para conquistar a produtividade desejada no atendimento você precisa ter essa resposta em mente.

Produtividade no atendimento é uma via de mão dupla

Qualquer empresa, independente da área de atuação, sabe que precisa entender o cliente para conseguir realizar mais vendas. E que esse conhecimento também é bastante valioso para melhorar os processos internos de trabalho.

A grande questão é como conseguir tempo para se dedicar ao atendimento do cliente.

Pra te responder a essa questão, separamos 5 dicas essenciais para você ganhar agilidade na execução dos serviços e assim garantir a produtividade no atendimento ao cliente.

5 dicas para conseguir dedicar mais tempo ao cliente

O tempo que dispomos é limitado e as tarefas são muitas. Nessa realidade dar conta de tudo pode parecer difícil. Principalmente para algumas áreas, que demandam soluções rápidas e precisas como é o caso dos escritórios despachantes.

A boa notícia é que pequenas mudanças de hábito e ferramentas podem ajudar nessa missão. Conheça alguns desses caminhos a seguir:

#1 Crie o hábito da organização

Ser organizado é uma grande questão quando o assunto é a economia de tempo. Ter esse hábito, além de ajudar a organizar a agenda do dia, também evita que você se estresse com coisas desnecessárias.

Organizar a papelada em cima da mesa, guardar documentos importantes em gavetas devidamente identificadas, ter modelos de documentos semi-prontos e criar pautas para as reuniões são alguns exemplos que podem facilitar a sua rotina.

#2 Tenha uma equipe bem treinada

Quando uma empresa promove o crescimento pessoal e profissional dos seus colaboradores ela está, consequentemente, melhorando os seus processos.

Assim, as habilidades de cada membro da equipe são aperfeiçoadas e as arestas são aparadas, melhorando o desempenho e a produtividade da empresa como um todo.

#3 Instrua o seu cliente com informações úteis

Criar um guia com perguntas úteis e disponibilizá-lo aos clientes pode responder muitas dúvidas, poupando um tempo precioso da sua equipe. Assim, ao invés de repetir as mesmas instruções com frequência, os colaboradores podem se dedicar à atividades mais estratégicas, como por exemplo, trabalhar o pós-venda do seu escritório.

Esse documento pode ser disponibilizado em uma área específica do seu site, em uma página de FAQ por exemplo. Ou ainda, pode virar um boletim informativo, que pode ser enviado mensalmente com diferentes notícias para manter os clientes informados.

#4 Invista em comunicação para ser mais eficiente

A forma como você se comunica com seus clientes precisa ser de fácil entendimento, para não confundir o cliente ou gerar retrabalho. E ainda, precisa ser pensada para poupar o tempo dos seus colaboradores.

Um telefone que toca a cada 10 minutos pode tirar a concentração da equipe. Mesmo que o profissional seja muito bom, perder a atenção pode fazer ele ser menos produtivo. Isso, sem falar no risco que ele corre de cometer algum erro.

Uma boa ideia e que muitos despachantes usam é o envio automatizado de SMS. Assim, lembretes sobre um documento que ficou pronto ou alertas sobre a necessidade renovação dele podem ser feitos de forma automática, evitando que a equipe perca tempo para realizar esse contato de forma manual.

#5 Adote ferramentas que facilitem o atendimento

Como comentamos no tópico anterior, ter ferramentas que facilitem o trabalho da equipe é essencial e uma plataforma para pagamento e recebimento é outra ótima opção.

Com elas, a sua equipe pode consultar e pagar débitos dos veículos em um único ambiente, sem perder tempo buscando essa informação em outros sites. E você também ganha com isso, afinal, reduz as chances de erro e acelera as rotinas do seu escritório.

Agora que você já tem alguns macetes em mãos, que tal pegar um cafezinho e organizar os fluxos de atendimento com a sua equipe? Mais focado e munido de novas ideias você vai perceber que tudo isso se tornará um hábito e o lucro será apenas uma consequência.