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Como a tecnologia pode ajudar a reduzir a burocracia no seu escritório

reduzir a burocracia

As rotinas das empresas, quando integradas à tecnologia, resultam em processos mais dinâmicos e simplificados, ajudando a reduzir a burocracia.

A vida contemporânea é marcada pelo imediatismo. E, para dar conta da velocidade que as demandas exigem as empresas precisam reduzir a burocracia.

Nessa dinâmica, usar da tecnologia é uma grande sacada para qualquer negócio que deseja agilizar processos, reduzir custos e ainda integrar seus times. E isso inclui o seu despachante.

Mas, se você não está por dentro de todos esses benefícios, não se preocupe. Você está no lugar certo!

Neste artigo, vamos te mostrar como a tecnologia pode ser uma grande aliada do seu escritório, acrescentando mais dinamismo às suas rotinas. Confira!

A tecnologia como aliada para reduzir a burocracia

O excesso de burocracia nas empresas é um entrave à produtividade. Dificulta a fluidez dos processos e até o crescimento dos negócios ao longo do tempo.

Para os despachantes essa problemática é ainda mais preocupante, afinal, os clientes quando procuram por estes serviços, literalmente, pagam para não se incomodar. E, se na prática isso não acontece é bem provável que o cliente migre para a concorrência.

Ainda assim, muitos escritórios não acordaram para os benefícios que a tecnologia pode gerar e ainda desconhecem como ela pode ser útil para as rotinas de um despachante.

Se este é o seu caso, acompanhe com a gente todas as vantagens e alguns dos principais problemas que ela ajuda a resolver.

Papéis e planilhas deixam o seu escritório mais lento

Pesquisas indicam que as organizações gastam, em média, 400 horas no ano procurando papéis extraviados. Isso, sem citar os custos com impressão, o tempo gasto com tarefas manuais e outros prejuízos que um ambiente abarrotado de papéis e planilhas pode gerar.

A tecnologia pode eliminar todos esses gargalos, facilitando o acesso aos dados e informações, trazendo maior foco para gestores e colaboradores.

Reuniões demoradas devoram seu precioso tempo

O excesso de reuniões, conduzidas de forma improdutiva, costuma gerar frustrações e desânimo nos participantes. E ainda, consomem um tempo precioso que poderia ser aplicado para a resolução de tarefas mais importantes.

Com o uso da tecnologia, a comunicação nas reuniões ganha mais objetividade. Também fica menos cansativa e ainda, pode ficar mais atrativa. Sobretudo, quando realizada com a ajuda de aplicativos virtuais, a exposição de vídeos e outros arquivos.

Sistemas não integrados são um obstáculo à produtividade

O uso de diferentes plataformas que não conversam entre si dificultam as tomadas de decisão porque impedem que a empresa seja vista como um todo. E ainda, atrasam os fluxos de trabalho por não permitir a correta interação entre os setores.

Portanto, sistemas integrados, como é o caso do SGD da Bludata, unificam os dados do escritório, harmonizando as atividades de setores como atendimento, financeiro, entre outros permitindo o gerenciamento completo do seu despachante.

Comunicação pouco eficiente prejudica a resolução das tarefas

A ajuda da tecnologia melhora a conectividade entre as pessoas e com isso, os fluxos de comunicação se tornam mais eficientes. Assim, a capacidade de atendimento pode ser ampliada, dando espaço para que novos negócios sejam gerados.

Pelo contrário, maiores são as chances de mal-entendidos e de falhas internas de comunicação acontecerem. Como resultado, maior é o tempo perdido e os custos envolvidos, em especial, quando estão relacionados ao retrabalho.

Conclusão

Como você pode ver, empresas que se recusam a reduzir a burocracia acabam fragilizando seus processos internos. O que pode levá-las a perder espaço e boas oportunidades.

Portanto, automatizar os processos é uma atitude que não pode ser deixada para depois. Em especial, para despachantes que desejam diminuir o tempo de execução de suas tarefas e melhorar a sua precisão, conquistando resultados superiores no seu mercado.

E, se esse é também o seu objetivo, você não pode deixar de conhecer a PagueVeloz. Com ela, você pode consultar e regularizar os débitos dos veículos de seus clientes. Tudo em uma única plataforma, de forma rápida e sem colocar o seu dinheiro na frente!

E aí? Gostou das dicas sobre como reduzir a burocracia no seu despachante? E você, já tem usado essas táticas no seu dia a dia? Deixe o seu comentário.